Tietosuojaseloste

HENKILÖTIETOJEN SUOJA JA EU:n TIETOSUOJA-ASETUS

Sandvik Eläkesäätiö hoitaa lakisääteistä eläketurvaa sekä vapaaehtoista lisäeläketurvaa. Ylläpidämme ja käsittelemme henkilötietoja työeläkejärjestelmän henkilötietojen käsittelyä koskevien määräysten mukaisesti.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12 Tietosuojalaki

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan kaikissa unionin jäsenmaissa. Asetus koskee jokaista henkilötietoja käsittelevää yritystä ja organisaatiota.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSELOSTE

Rekisterinpitäjä, tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava

Sandvik Eläkesäätiö

Postiosoite: PL 256, 33101 Tampere

Käyntiosoite: Häkiläpolku 3, 33100 Tampere

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:

Talouspäällikkö Anne Salminen

puh. 03 – 2799 533

sähköposti: anne.salminen­_c@sandvik.com

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, tietojen käyttötarkoitukset ja rekisteröitävät henkilöt

Sandvik Eläkesäätiö hoitaa työntekijän eläkelain (395/2006, TyEL) mukaista lakisääteistä työeläketurvaa sekä lisäeläkesäätiölaissa (947/2021) tarkoitettua vapaaehtoista lisäeläketurvaa. Eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja edellä mainituissa laissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi.

Eläkesäätiö ylläpitää ja käsittelee henkilötietoja työntekijöistä, joiden lakisääteinen ja / tai lisäeläketurva on järjestetty eläkesäätiössä sekä eläkesäätiöltä eläkettä hakeneista tai saavista henkilöistä.

Eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja, joita tarvitaan eläkkeen hakemiseen, eläkeoikeuden selvittämiseen, eläkkeen määräytymiseen tai eläkkeen maksamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös siltä osin, kun niitä tarvitaan eläkesäätiön eläkevastuun laskemiseen ja vakuutusmaksujen määräämiseen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat mm. seuraavat henkilötiedot:

Henkilön perus- ja yhteystiedot

  • nimi, henkilötunnus, kieli, kansalaisuus, kuolintieto

  • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

  • yhteyshenkilöt ja edunvalvojat

Työsuhteeseen liittyvät tiedot

  • työnantajan nimi

  • työsuhteen kesto- ja ansiotiedot

Eläkkeen hakemiseen liittyvät tiedot

  • pyydetyt ennakkolaskelmat

  • eläkeoikeuden selvittämisessä tarvittavat tiedot

  • terveydentilatiedot työkyvyttömyyden arviointia sisältävissä hakemusasioissa

  • perhesuhdetiedot

Eläkkeen määräytymiseen liittyvät tiedot

  • eläkeikä, karttunut eläke

  • tiedot muista eläkkeeseen vaikuttavista sosiaalietuuksista

  • eläkkeen määrään vaikuttavat muut tiedot

Eläkkeen maksamiseen liittyvät tiedot

  • pankkitiedot

  • ennakonpidätystiedot

  • eläkkeen määrä

  • muut maksunsaajat

Tahot, joilta henkilötietoja saadaan

Eläkesäätiö saa henkilötietoja vain sellaisilta tahoilta, joilla on laissa säädetty oikeus tai velvollisuus luovuttaa henkilötietoja eläkesäätiölle. Lisäksi eläkesäätiö saa henkilötietoja rekisteröidyltä itseltään. Eläkesäätiö saa säännönmukaisesti henkilötietoja mm. seuraavilta tahoilta:

  • työnantaja

  • toinen eläke- tai vakuutuslaitos

  • Eläketurvakeskus

  • Kansaneläkelaitos

  • pankki

  • verohallinto

  • väestörekisterikeskus

  • ulosottoviranomainen

  • sosiaaliviranomainen

  • työvoimaviranomainen

  • työttömyyskassa

  • kuntoutuspalvelujen tuottaja

  • muutoksenhakuelin

Tahot, joille henkilötietoja luovutetaan

Eläkesäätiön henkilötietoja luovutetaan vain laissa säädettyjen tiedonsaantioikeuksien sekä luovutusoikeuksien ja -velvollisuuksien mukaisesti. Henkilötietoja voidaan jossain tilanteissa luovuttaa myös rekisteröidyn suostumuksella. Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti mm. seuraaville vastaanottajille:

  • Eläketurvakeskus

  • toinen eläkelaitos

  • Kansaneläkelaitos

  • työnantaja

  • pankki

  • verohallinto

  • työttömyyskassa

  • työvoimaviranomainen

  • sosiaaliviranomainen

  • ulosottoviranomainen

  • kuntoutuspalvelujen tuottaja

  • muutoksenhakuelimet

Henkilötietojen käsittelijä

Eläkesäätiöllä on palvelusopimus palveluyhtiö Porasto Oy:n kanssa eläkesäätiön tarvitsemien eläkepalveluiden tuottamisesta. Porasto Oy toimii eläkesäätiön lukuun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä.

Porasto Oy noudattaa samoja periaatteita ja lainsäädännön mukaisia velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkesäätiö.

Työeläkealan yhteiset tietojärjestelmät

Työeläkealalla on käytössään yhteinen työsuhde- ja ansiotietojen rekisteröintijärjestelmä (ansaintarekisteri). Ansaintarekisterin lisäksi työeläkealan toimijoilla on myös muita yhteisiä eläkevakuuttamisessa tarvittavia tietojärjestelmiä (mm. eläkepäätösrekisteri). Rekisterien teknisestä ylläpidosta vastaa eläkelaitosten ja Eläketurvakeskuksen perustama ja omistama Arek Oy.

Henkilötietojen poistaminen

Eläkesäätiö säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on eläkeasian käsittelyn kannalta tarpeellista. Tämän jälkeen henkilötiedot hävitetään. Eläkesäätiö noudattaa lakisääteisiä säilyttämisaikoja. Lakisääteisen eläkeasian asiakirjoja säilytetään TyEL 218 §:ssä säädettyjen määräaikojen mukaisesti. Myös kirjanpitolain ja ennakkoperintälain säännökset tulevat sovellettaviksi. Lisäeläkeasiankirjojen säilytysajoista ei säädetä eläkesäätiölaissa. Eläkesäätiö säilyttää myös niitä TyEL 218 §:n mukaisen tarpeellisen ajan sekä noudattaa kirjanpitolain ja ennakkoperintälain säännöksiä.

TyEL 218 §:n ja kirjanpitolain mukaiset määräajat ovat:

  • eläke- ja kuntoutusasian hoitaminen, eläkkeiden maksaminen: edunsaajan elinaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • perhe-eläke: perhe-eläkkeen maksuaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • muutoksenhaku: 50 vuotta, jollei tietoja ole säilytettävä eläke- ja vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
  • eläkevastuiden laskeminen: elinaika ja 6 sen jälkeistä kalenterivuotta

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Eläkesäätiö käsittelee kaikkia henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen tietoturvallisuus on järjestetty sekä teknisillä että organisatorisilla turvatoimilla. Henkilötietojen tietosuojaa ja tietoturvaa valvotaan ja kehitetään jatkuvasti.

  • Käytettävien tietojärjestelmien asianmukaisesta tietoturvasta on huolehdittu

  • Tietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttö valvotaan

  • Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja noudattaen minimioikeuskäytäntöä

  • Käyttäjiä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus

  • Käyttäjille on annettu ohjeistus henkilötietojen käsittelyyn ja heitä koulutetaan säännöllisesti

  • Henkilötiedot säilytetään kulunvalvonnan alaisissa ja suojatuissa tiloissa

  • Tietoja luovutetaan vain lainsäädännön oikeuttamille tahoilla ja tällöinkin tiedot luovutetaan tietoturvallisesti

Eläkesäätiön lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät noudattavat samoja periaatteita ja velvoitteita henkilötietojen käsittelyssä ja suojaamisessa kuin eläkesäätiö.

Automatisoidut päätökset ja profilointi

Eläkesäätiö ei tee kerättyjen henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointeja.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilötietojen tarkastaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettuna. Rekisteröidyn tulee esittää tietopyyntönsä eläkesäätiölle kirjallisesti. Tietopyynnön vastaus toimitetaan rekisteröidyn varmennettuun osoitteeseen. Tiedot toimitetaan viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun eläkesäätiö on vastaanottanut tietopyynnön. Määräaikaa tietojen toimittamiselle voidaan tietyissä tilanteissa pidentää enintään kahdella kuukaudella. Jos määräaikaa pidennetään, eläkesäätiö ilmoittaa siitä rekisteröidylle kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Henkilötietojen täydentäminen ja oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää puutteellisten, epätarkkojen, virheellisten ja vanhentuneiden tietojen täydentämistä ja oikaisua. Tietojen täydennys- tai oikaisupyyntö tulee esittää eläkesäätiölle kirjallisesti.

Henkilötietojen poistaminen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa poistamista sinä aikana, kun eläkesäätiö käsittelee henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Eläkesäätiö poistaa rekisteröidyn henkilötiedot ilman erillistä pyyntöä henkilötietojen lakisääteisen säilyttämisajan päätyttyä.

Henkilötietojen käsittelyn kieltäminen tai rajoittaminen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta kieltää tai vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista silloin kun eläkesäätiö käsittelee henkilötieoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen toiseen järjestelmään

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia henkilötietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen, kun tieoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei noudateta henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä.

Yhteydenotot

Voit kysyä tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelystä tai tästä selosteesta ottamalla yhteyttä:

Sandvik Eläkesäätiön tietosuojavastaava: Anne Salminen, anne.salminen_c@sandvik.com